L'administració sense papers: implantació de la signatura electrònica a l'Agència Catalana de l'Aigua
Josep Torres Arisa, coordinador de l'Agència Catalana de Certificació.
L'any 2001 dins del Pla Director de Sistemes, l'Agència Catalana de l'Aigua (ACA) va a començar a desenvolupar el projecte “Administració sense papers i Agència en Xarxa”, amb l'objectiu final de realitzar tots els procediments i tramitacions competència de l'ACA en format electrònic, és a dir sense papers.
Per tal de substituir el paper per documents electrònics, garantint la identitat, la integritat, la validesa i eficàcia jurídica, dels actes administratius dictats i dels documents emesos, era del tot necessari la incorporació de la signatura electrònica en els esmentats procediments.
En aquest punt ha estat fonamental la col·laboració de l'Agència Catalana de Certificació (CATCert) que ha prestat un suport directe en la regulació normativa, tècnica i sobretot posant a disposició de l'ACA el seu serveis tant d'emissió de certificats digitals per a personal de l'administració (CPISR-1) com els seus serveis d'identificació i validació de signatures.
La primera decisió estratègica de l'ACA va ser la implantació de la signatura electrònica en els processos interns (Back Office). Doncs es va considerar que de poc serviria implantar processos telemàtics basats en signatura electrònica en el Front Office (processos externs de cara a ciutadans i empreses) si després l'ACA no seria capaç internament d'assumir una gestió telemàtica ràpida i eficaç, que podria comportar una acumulació en la seva gestió.
La documentació en format paper que té entrada al Registre de l'Agència Catalana de l'Aigua, és escanejada i tramesa per via telemàtica, mitjançant els sistemes implantats, a l'Àrea o Departament encarregat de la seva gestió.
La documentació circula internament entre els diversos responsables que intervenen en el procediment per via telemàtica, i els actes administratius (requeriments, resolucions etc...) es generen, validen i signen també electrònicament.
La tramesa de la documentació generada cap al registre de sortida, és també telemàtica, amb la possibilitat de realitzar el que s'anomena sortida descentralitzada, consistent en dotar al document del segell corporatiu (data, hora i número de sortida) des dels diferents Departaments de l'Agència. En aquests casos la Unitat de Registre només imprimeix el document, l'ensobra i l'envia cap el destinatari. Tot plegat té dos objectius clars:
En primer lloc eliminar el paper en la tramitació administrativa, i en segon lloc, com a conseqüència de l'anterior, fomentar els principis d'eficàcia i eficiència previstos en la Llei 30/1992, de 26 de Novembre.
L'Agència Catalana de l'Aigua amb l'ajuda de les corresponents eines i aplicacions informàtiques i la col·laboració de l'Agència Catalana de Certificació - CATCert ha començat a fer realitat que la tramitació electrònica sense papers sigui un procés normal en el dia a dia de la complicada gestió dels expedients administratius.
L'èxit d'aquesta gestió es basa en la utilització generalitzada de la signatura electrònica avançada en tots els nivells jeràrquics i en tots i cadascun dels passos administratius que cal realitzar. Els aspectes més importants o claus són:
1.- Controlar cadascun del passos que requereixen la signatura electrònica dels responsables, impedint la seva suplantació. La intervenció de cada responsable ve definida pel propi sistema informàtic, mitjançant el catàleg de tramitació, que defineix cas per cas qui intervé en cada cas (administratiu, tècnic o cap) i amb quins atributs (validació o signatura)
2.- Signar electrònicament mitjançant el certificat digital de cada persona tota la tramitació d'un expedient determinat.
3.-Garantir la identitat de l'usuari signant, afegint mesures de verificació i identificació addicionals a les ja establertes per Llei.
4.- Implantació de mesures de seguretat complementàries: codificació pròpia per a cada un dels documents generats, inclusió de codis de barres i disposició d'una plataforma única i exclusiva per a la signatura digital (servidor i sistemes totalment independents).
5.- Plans de contingència que permeten en cas de necessitat, la desactivació de la signatura electrònica i que es pugui signar de forma manual.
6.- Visualment de cara al Ciutadà, i encara que sense cap valor jurídic, la documentació lliurada es genera també amb una signatura escanejada del signant. La legalitat com ja s'ha dit, ve garantida per la signatura electrònica avançada.
Superada una primera fase, amb la signatura electrònica consolidada en gran nombre de procediments interns, amb el convenciment de què l'ACA està preparada per donar la resposta i el servei que d'una tramitació telemàtica se n'espera, es va posar a disposició del ciutadà i les empreses la presentació telemàtica de declaracions, presentació de certificacions i autocontrols (analítiques) mitjançant internet. En aquesta segona fase ha estat necessari disposar de certificats de dispositius segurs (CDS) pels canals de comunicació i certificats de dispositius d'aplicació (CDA) per signar les comunicacions amb els interessat. Aquest certificats han estat emesos i subministrats per l'Agència Catalana de Certificació (CATCert).
Junt amb aquest es va desenvolupar mòduls auxiliars per donar suport a aquests procediments. N'és un exemple l'acreditació i nomenament de representants o la utilització de la compulsa electrònica de documents.
En aquest processos el ciutadà i les empreses utilitzen la signatura electrònica i poden fer les seves declaracions mitjançant diversos certificats, com ara l'IdCat, els de Camerfirma o Firmaprofesional. En aquest punt torna a ser fonamental el servei de validació prestat per CATCert.
Al tenir la signatura electrònica implantada en els processos interns, l'ACA està en disposició d'atendre qualsevol sol·licitud telemàtica provenint de la resta d'administracions, i en disposició de proporcionar la documentació requerida en format electrònic, i signada electrònicament, ja sigui amb la signatura del càrrec que ha dictat l'acte administratiu (CPISR) o de la pròpia ACA com a institució, mitjançant el CDA.
Així mateix, l'ACA està adherida a la plataforma CACAT, gestionada pel Consorci Administració Oberta de Catalunya (CAOC). És aquesta una plataforma tecnològica de relació entre les diverses administracions catalanes mitjançant internet, i basada en l'ús de la signatura electrònica. Les comunicacions, entrada i sortida de documents que afecten a les administracions catalanes es tramiten y gestionen per via telemàtica mitjançant aquesta plataforma y el seu registre telemàtic.
Finalment esmentar que l'ACA disposa també del Servei de correus SICER que permet intercanviar electrònicament la informació referent als avisos de recepció de les notificacions certificades.
La implantació de la signatura electrònica i la tramitació telemàtica dels expedients, ha permès a l'ACA obtenir grans resultats que s'han traduït en tres factors importants: Estalvi de costos, reducció en els terminis de tramitació i resolució d'expedients i sobre tot un major control de la seva gestió i documentació (la documentació no es perd i està sempre disponible al moment).
Tot plegat ha comportat un augment d'agilitat i eficàcia en la gestió, en benefici d'un millor servei al ciutadà i les empreses
Accés a la ponència en format PDF (964 KB)
