EXPEDIENTS DIGITALS A LES ADMINISTRACIONS, LOCALS: HA ARRIBAT EL MOMENT

“Expedient electrònic”: de la carpeta al BPMS

Ramiro Oliva, director d'I+D d'Aytos CPD.



(Text complementari. La ponència serà en castellà)



1.- El expediente electrónico, bitácora de acontecimientos
-> El momento ha llegado, ¿estamos preparados?


La tecnología y legislación actual permiten que todo el ciclo de vida de un documento se contemple digitalmente. Desde la fase de creación del documento hasta su archivado disponemos de una batería de tecnologías, ordenanzas y leyes que nos permiten evitar el papel y los traslados físicos con garantías. Ahora bien este consenso debe ser aceptado con voluntad propia por cada uno de los actores que participan en la vida del documento.

La legislación actual en relación a la gestión y tramitación de contenidos digitales está en fase de madurez y expandiéndose a todas las áreas funcionales y de comunicación con los ciudadanos, empresas y organismos públicos.

Igualmente la tecnología que sostiene la gestión digital apoyada fundamentalmente en la criptografía de clave pública y en los protocolos de transmisión SOAP, WS-Security así como los formatos digitales de intercambio y conservación, XML o XADES, etc. están en fase de madurez y refinamiento.

Podríamos decir que al día de hoy, tanto la legislación como la tecnología permiten el desarrollo de la gestión digital en grupos cerrados de interesados, pero que aún queda un último empujón para garantizar que fuera de esos grupos cerrados, la tramitación digital sea universalmente compatible y aceptada.

-> Middleware: plataformas de gestión electrónica

La tecnología y legislación actual permiten un grado aceptable de gestión digital, configurando unos cimientos de gestión electrónica, que más allá de gobernar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, nos va a permitir construir capas de abstracción más elevadas, que se encarguen de gestionar los procesos de negocio de nuestras organizaciones.

El expediente electrónico puede considerarse como una bitácora de acontecimientos, es decir, un registro de sucesos, objetos digitales y referencias a personas y otras entidades físicas relacionadas bajo una temática que nos interese supervisar y al que podremos vincular numerosos objetos digitales (documentos, formularios, multimedia, etc.) y elementos de control, tales como avisos programados, agenda, etc.

Para la administración local, los objetos digitales más importantes al día de hoy son los documentos y los expedientes electrónicos.

-> BPMS

Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS) representan un nivel superior en el espectro de la gestión digital. Si bien la capa de gestión electrónica nos va a permitir “jugar” con elementos y referencias digitales, tales como documentos, expedientes, agendas, avisos, formularios, etc., el BPMS nos va a permitir gobernar y supervisar electrónicamente el modo en el que los elementos anteriores, junto con las personas y otros colaboradores externos se interrelacionan entre sí.

Para AYTOS CPD, la diferencia clave entre el expediente electrónico y el proceso de negocio radica en que el primero es la visión estática del flujo de información digital en relación al objeto del expediente, mientras que el segundo es la componente dinámica, la fórmula o ecuación que modelamos y que debidamente ejecutada en BPMS va a garantizar la coherencia y eficiencia de nuestros procedimientos.

Los BPMS están de por sí fragmentados en subcapas de abstracción, desde la modelización de procesos abstractos hasta la ejecución y control de los mismos, o dicho de otra forma desde el BPMN (Business Process Management Notation) hasta el BPEL (Business Process Execution Language).


2.- El modelado de procesos y la virtualización del software
-> Extensión horizontal y vertical de la abstracción computacional

La virtualización de los sistemas de información es un fenómeno en auge cuyo primer objetivo es la reutilización y mejor aprovechamiento del hardware. Gracias a la virtualización podemos disponer desde múltiples hilos de ejecución dentro de un mismo proceso hasta múltiples sistemas operativos en ejecución concurrente sobre el mismo hardware.

Si la virtualización ha tenido gran éxito en los sistemas operativos y los chipsets o núcleos de CPU, se puede considerar que el BPMS dislumbra una virtualización de los aplicativos de gestión.

Hay que tener en cuenta que a mayor compromiso con la gestión digital, mayor velocidad de adaptación requerimos de las aplicaciones informáticas.

Un BPMS nos va a permitir liberar los componentes de negocio, desgranando los sistemas de información de forma que podamos sustituir, remodelar y actualizar nuestros procesos digitales en caliente y en cualquier momento.

-> Ciclo de vida del software en un BPMS

El software sin una concepción orientada a procesos puede tener sus días contados, o al menos las soluciones de gestión de expedientes no basadas en BPMS.

La filosofía de orientación formal a procesos no sólo está siendo aplicada a sistemas de gestión sino incluso a componentes que encierra lógica de proceso compleja, a los que se desea dotar de cierta flexibilidad y definición por parte del usuario, sin necesidad de contar con los técnicos proveedores del aplicativo.

El software tradicional, ya sea cliente/servidor o distribuido en componentes, suele seguir una metodología que incluye las fases de análisis, diseño, implementación y pruebas, con mayor o menor solapamiento y con mayor o menor número de iteraciones hasta su versión final.

Un aplicativo de gestión de expedientes sin un BPMS subyacente está condenado a un marco funcional más o menos estricto y a unas posibilidades de interoperabilidad limitadas y artesanales.

Diseñar un aplicativo de gestión de expedientes sobre un BPMS va a permitir al cliente disponer por un lado de una solución con algo grado de autonomía, flexible y personalizable, y al proveedor de la solución centrar sus esfuerzos en dos niveles: la capa BPMS y la capa funcional, derivando expertos funcionales y técnicos a uno y a otro lado de la línea.

Lo que se consigue de esta forma una vez más es concentrar esfuerzos, reutilizar y forzar contratos en los componentes y en definitiva disponer de una solución con un nivel de acoplamiento menor, lo que permitirá una mayor robustez y eficiencia.


3.- La gestión digital, motor de la sociedad del conocimiento
-> Vigilancia tecnológica (anticiparse a los cambios)

Tanto la capa de gestión electrónica como la de gestión de procesos de negocio deben concebirse como suministros básicos en una sociedad de la información, al igual que la electricidad o el agua, lo son para las sociedades naturales.

Esto exige cada vez más obedecer y adaptar los distintos elementos que componen nuestros sistemas según regulaciones y estándares que nos permitan de un modo menos traumático sustituir piezas o sortear los problemas hasta que sean resueltos.

Por tanto es necesario que el proveedor del middleware esté comprometido con la actualización continua y prevea cambios normativos y tecnológicos necesarios para incluirlos con la suficiente antelación al “roadmap” del producto, aunque no esté sujeto necesariamente al contrato de servicios establecido.

Es recomendable que todos los contratos de servicio incluyan una cláusula que obligue al proveedor a adoptar las medidas necesarias para que la solución no quede en punto muerto.

-> Distribución del software (estrategia para la cobertura ante desastres)

Igualmente importante es que el proveedor disponga de una plataforma de distribución de software automatizada, que entregue el parche o revisión de forma transparente e inmediata al cliente, garantizando su correcta aplicación y evitando en la medida de lo posible la intervención humana en toda la cadena de distribución (compilación, empaquetado, publicación, descarga y actualización).

-> Interoperabilidad (oportunidades para EAI, EII, Software Bus)

Otro de los retos a los que se enfrentan las tecnologías y soluciones de gestión digital es la interoperabilidad. Con interoperabilidad se entiende la posibilidad de acceder tanto a los componentes del sistema como a sus datos de forma externa al propio sistema.

Es fundamental que una solución de expedientes electrónicos sea capaz de integrarse de forma sencilla con el backoffice de la organización, entendiéndose como tal el conjunto de servicios, bases de datos y aplicaciones informáticas especializados en cada área funcional de la organización.

La gestión electrónica junto con el BPMS nos introduce en la Sociedad del Conocimiento, donde éste está a la vez repartido y conexionado en los sistemas de información, con un nivel de redundancia mínimos.

La interoperabilidad abre todo un abanico de oportunidades para proveedores de soluciones de integración de datos y aplicaciones.


4.- Actores digitales en la administración pública
-> Extranet del Ciudadano (registro telemático + contenidos interactivos + notificaciones telemáticas)

Toda la normativa reciente está pidiendo a gritos que todas y cada una de las organizaciones públicas dispongan de una extranet, que permita la extensión del backoffice hacia fuera, tanto al ciudadano o empresa como a otras organizaciones.

Mientras no se disponga de una extranet, toda la gestión digital que se realice internamente estará confinada y será dependiente de las buenas prácticas y voluntades de los funcionarios locales.

Exonerar a los ciudadanos de presentar documentación que ya debería disponer la administración por ejemplo, exigirá a ésta una comunicación e interconexión hacia fuera con lo que tendrá que disponer de nodos de acceso o extranets donde ubicar servicios web XML y conectar con plataformas de negocio o pasarelas de pago, por ejemplo.

El registro telemático y la notificación telemática son ejemplos de una comunicación digital full-duplex entre el ciudadano y la administración en una sociedad del conocimiento real.

-> Archivo seguro

Otro actor que cobrará protagonismo en los próximos años es el archivo seguro que permitirá descargar los archivos principales o bibliotecas digitales de primera línea y conservar la información que se desee a largo plazo.

Un aspecto interesante y diferenciador con respecto al archivo físico es que el rol del archivo intermedio desaparece, dado que en la gestión digital ocultar información es más eficaz para la organización que mover sus bits de un servidor a otro.

Hay estándares de conservación a largo plazo, véase XADES, y algunas empresas que están empezando a comercializar productos y servicios en este sentido.

-> Proveedores de identidad

Un pilar básico de la gestión digital es la identidad o autoría de un objeto o mensaje. Los proveedores de certificados digitales cobrarán mayor relevancia y el número de certificados de aplicaciones crecerá exponencialmente.

La identidad digital a través de certificados digitales facilita la autorización y por tanto la colaboración y comunicación entre aplicaciones conectadas a un BPMS.

Las distintas entidades de certificación se reconocen mutuamente y representan al día de hoy un sistema federado de identidades digitales.